U wenst het beheer van uw vakantiehuis gedeeltelijk of geheel uit te besteden? U gaat op reis en uw vervanger zal de komende 3 weken moeten instaan voor het onthaal en het vertrek van uw klanten? Om een solide relatie met uw gerant van uw vakantiehuis te garanderen moet u op deze 5 punten letten.
- Kies een vertrouwenspersoon als gerant van uw vakantiehuis
Tijdens uw afwezigheid zal uw gerant u bij uw klanten vertegenwoordigen. Een dergelijke missie kunt u niet aan de eerste de beste toevertrouwen. Werk met een persoon die u vertrouwt en die uw vakantiehuis naar waarde zal kunnen voorstellen.
- Brief de gerant van uw vakantiehuis over de kunst van het onthaal
Een tweede kans voor een eerste goede indruk bestaat er niet. Uw gerant moet deze belangrijke fase van een verblijf perfect beheersen. De beste raad die we u kunnen geven, is de volgende:
- Vraag hem aanwezig te zijn bij de aankomst van de klanten. Vakantiegangers stellen een persoonlijk onthaal bijzonder op prijs. Indien hij meerdere vakantiehuizen onder zijn hoede heeft en niet aanwezig kan zijn, plaats dan een beveiligde sleuteldoos zodat de vakantiegangers binnen in het huis kunnen wachten op zijn komst.
- Zorg ervoor dat de gerant van uw vakantiehuis samen met de vakantiegangers rondgaat in het huis en dat hij het juiste gebruik van de apparaten uitlegt: het alarm, de thermostaat, het zwembad, de jacuzzi, enz. De klanten lezen niet altijd de gebruiksaanwijzing, wat een risico op schade inhoudt.
- Uw gerant moet de streek kennen om de juiste aanwijzingen te kunnen geven met betrekking tot de buurtwinkels, wandel- en fietstochten en toeristische activiteiten in de buurt van het huis. Die aanbevelingen zullen het verblijf van uw klanten alleen maar opluisteren.
Mikt u op een 10/10 voor het onthaal? Sommige attenties zoals de aanwezigheid van elementaire benodigdheden (een afdrooghanddoek, afwasmiddel, toiletpapier, enz.) vallen in heel goede aarde. Dat zijn net die kleine zaken die over het hoofd worden gezien als de vakantiegangers zich in zeven haasten klaarmaken om zo snel mogelijk op weekend te kunnen vertrekken. U kunt hen eveneens verrassen met goede streekproducten.
Uw gerant kan deze zaken vóór de aankomst van de vakantiegangers eenvoudig op het aanrecht leggen. Een welkomstgeschenkje, een aangestoken licht, een verwarmd huis. Uw vakantiegangers zullen zich welkom voelen en dan is de goede score binnen!
- Maak duidelijke afspraken met de gerant van uw vakantiehuis omtrent het vertrek van de klanten
Net zoals de aankomst moet ook het vertrek op de juiste manier afgehandeld worden. Uw gerant moet niet alleen aandachtig zijn, hij moet ook snel reageren. Hij moet een controleronde doen en u meteen inlichten over alle mogelijke problemen tijdens het verblijf (schade, kwaad opzet, enz.) die voor bijkomende kosten zouden kunnen zorgen. Uw gerant moet precies weten wat hij in geval van een probleem moet doen (bv. een plaatsbeschrijving opstellen, foto’s nemen, enz.).
- Wees georganiseerd
Zijn vakantiehuis gedeeltelijk of geheel uitbesteden vereist een zekere organisatie. Informatie moet niet alleen u, maar ook een derde persoon bereiken. Onze tip? Maak gebruik van de gedeelde kalender om uw gerant te informeren over de tijdstippen van vertrek en aankomst.
- Houd rekening met de opmerkingen van de klanten
U hebt de reiniging van het vakantiehuis overgelaten aan een bedrijf en meerdere klanten hebben hun beklag gedaan over een gebrek aan striktheid op dat vlak? Luister goed naar de opmerkingen van uw klanten! Wij nodigen iedere klant uit een evaluatieformulier met betrekking tot hun verblijf in te vullen. Waarom niet hetzelfde doen? Meerdere negatieve opmerkingen over hetzelfde probleem zouden een belletje moeten doen rinkelen.
Werkt u met Ardennes-Etape?
Wie u ook vervangt bij het beheer van uw vakantiehuis, het is van belang Ardennes-Etape daarvan op de hoogte te brengen en ons de contactgegevens van deze persoon mee te delen.
Hebt u bijvoorbeeld iemand ingeschakeld voor het onthaal? We zullen de gerant moeten contacteren om het aankomstuur van de klanten door te geven of om hem bij wijziging van de planning te verwittigen. Het is belangrijk dat deze persoon van daags tevoren en tijdens het verblijf bereikbaar is. Zijn nummer zal aan de huurders meegedeeld worden. In geval van een probleem tijdens het verblijf (elektriciteitspanne, problemen met de verwarming, enz.) zullen we eveneens in staat moeten zijn met hem contact op te nemen.
We hopen dat deze 5 tips de relatie met uw gerant zullen vergemakkelijken.
Ontdek andere artikels die speciaal voor u geschreven zijn: “Hoe open ik een gîte?”, “Tips bij de aankoop van een vakantiewoning” en ook nog “Zoom: duurzaamheid en rendement van een vakantiehuis.”